Centre d'appel Santé externalisé pour laboratoires, cliniques et mutuelles

Prise de RDV médicaux, hotline B2B, relances et back-office : conformité RGPD

Santé : laboratoires, cliniques, mutuelles et acteurs B2B

Le secteur de la santé a des exigences fortes : confidentialité des données, posture empathique, vocabulaire adapté et conformité réglementaire. Butterfly Effect opère vos flux téléphoniques et back-office avec des équipes formées au contexte médical et paramédical, en conformité RGPD.

De la prise de RDV médicaux à la hotline B2B pour professionnels de santé, en passant par les relances d'adhésion pour mutuelles et la saisie de données patients, nous assurons la continuité et la qualité de service attendues par vos équipes et vos bénéficiaires.

Centres au Maroc et en Tunisie. Francophones natifs. Onboarding métier obligatoire pour chaque client santé.

Cas d'usage

  • Prise de RDV médicaux : agenda praticiens, centres de santé, laboratoires : intégration logiciel de planning
  • Rappels et confirmations patients : appels J-2/J-1, SMS de confirmation, replanification proactive
  • Hotline B2B santé : accueil et orientation pour professionnels de santé, distributeurs et partenaires
  • Relances d'adhésion mutuelle : qualification prospects, relances multi-touch, prise de RDV conseil
  • Enquêtes de satisfaction patients / CSAT : appels post-consultation, analyse et reporting
  • Back-office santé : saisie de formulaires, gestion de dossiers, data quality et dédoublonnage

Offre BE : Santé

On s'adapte à votre structure (cabinet libéral, clinique, laboratoire, mutuelle) et à vos contraintes réglementaires. Vous choisissez le périmètre : inbound, outbound, ou back-office. On exécute, on optimise et on rend des comptes.

1) Ce que BE fait concrètement

  • Prise de RDV et gestion planning : créneaux, confirmations, annulations, replanifications
  • Accueil téléphonique : filtrage, routage, prise de messages, orientation patients et partenaires
  • Relances multi-touch : téléphone + email selon vos règles de contact et de consentement
  • Enquêtes post-acte ou post-consultation : recueil NPS/CSAT, saisie et restitution structurée
  • Saisie back-office : formulaires, dossiers, bases de données : avec protocoles de double contrôle

2) Notre méthode

  • Onboarding 7 à 14 jours : formation métier santé, scripts, processus RGPD, intégration outils
  • Conformité RGPD : DPA, minimisation, chiffrement, durées de conservation, journalisation
  • QA : écoutes régulières, grilles de scoring, coaching et ajustements
  • Reporting : tableaux de bord hebdo (RDV planifiés, show rate, taux d'absentéisme, NPS)

Note : les données de santé sont traitées avec le niveau de protection requis (art. 9 RGPD). Un DPA est signé systématiquement.

KPI suivis

  • Taux de RDV pris / contactés (joignabilité et conversion)
  • Show rate (RDV honorés / planifiés)
  • Taux d'absentéisme et taux de replanification
  • Délai moyen de réponse (SLA hotline)
  • Taux de satisfaction patient / CSAT
  • Taux d'erreur saisie (back-office)

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FAQ : Centre d'appel Santé

Vos agents ont-ils une formation spécifique au secteur de la santé ?
Oui. Onboarding métier obligatoire : vocabulaire médical, règles de communication avec les patients et les professionnels, protocoles de confidentialité et posture empathique adaptée au contexte santé.
Comment garantissez-vous la conformité RGPD pour les données de santé ?
Données de santé traitées comme données sensibles (art. 9 RGPD) : minimisation, chiffrement en transit et au repos, durées de conservation strictes, journalisation des accès et DPA formalisé avant démarrage.
Gérez-vous la prise de RDV pour des médecins libéraux ou uniquement pour des structures ?
Les deux : cabinets libéraux, centres de santé, cliniques, laboratoires d'analyses. Intégration avec vos logiciels de gestion de planning selon vos contraintes techniques.
Pouvez-vous gérer les rappels et confirmations de RDV pour réduire l'absentéisme ?
Oui : appels de confirmation J-2 et J-1, relances en cas de non-réponse, replanification proactive des créneaux libérés. Résultat mesurable sur le taux d'absentéisme.
Traitez-vous également les appels entrants (hotline) pour les acteurs de la santé ?
Oui : accueil et orientation téléphonique, prise de messages, qualification et routage vers le bon interlocuteur. SLA et plages horaires adaptés à votre organisation.
Intervenez-vous pour les mutuelles et assurances santé ?
Oui : qualification de prospects entrants, relances d'adhésion, enquêtes CSAT, gestion de demandes administratives simples. Conformité aux règles sectorielles en vigueur.
Quelles langues parlez-vous et quel est l'accent de vos agents ?
Français courant. Centres au Maroc et en Tunisie. Sélection et formation focalisées sur la qualité d'élocution et la compréhension fine du marché francophone.
Quel est le délai pour démarrer une campagne santé ?
7 à 14 jours selon la complexité du périmètre. Cela couvre la formation métier, la rédaction des scripts, la mise en place des processus RGPD, l'intégration des outils et un go-live progressif.
Gérez-vous aussi le back-office (saisie de données, dossiers) ?
Oui : saisie structurée de formulaires, dossiers patients, résultats d'enquêtes. Protocoles de double vérification et audit qualité régulier pour garantir la fiabilité des données.
Peut-on commencer par un pilote de 30 jours ?
Oui. Périmètre cadré, KPI définis, reporting hebdomadaire. Si les résultats valident le modèle, on structure un contrat durable avec montée en charge progressive.

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